DOCX와 DOC 워드 파일을 PDF로 무료 변환하는 방법을 알아봅니다. Microsoft Word와 웹용 Word, LibreOffice Writer 공식 다운로드, Google Docs와 모바일 변환 방법, 글꼴·표·이미지가 깨질 때 해결 방법까지 정리했습니다.
DOCX나 DOC 형식으로 작성한 워드 문서를 다른 사람에게 전달할 때는 PDF로 변환하는 것이 편리합니다.
Word 파일은 상대방의 프로그램 버전, 설치된 글꼴과 운영체제에 따라 줄바꿈이나 표의 위치가 달라질 수 있습니다. 반면 PDF는 완성된 페이지 모양을 비교적 일정하게 유지하므로 보고서, 이력서, 과제와 공문 제출에 자주 사용됩니다.
Microsoft Word가 설치되어 있다면 별도의 변환 프로그램 없이 PDF로 저장할 수 있습니다. Word가 없는 컴퓨터에서는 웹용 Word, LibreOffice Writer 또는 Google Docs를 이용할 수 있습니다.
이번 글에서는 DOCX와 DOC 파일을 PDF로 변환하는 방법, LibreOffice 무료 다운로드와 설치, 웹브라우저와 스마트폰에서 저장하는 방법, PDF 변환 후 글꼴·표·이미지·페이지 수가 달라질 때 해결 방법까지 알아보겠습니다.
워드 파일을 PDF로 변환하는 이유
Word 문서는 내용을 작성하고 수정하기 위한 편집용 파일입니다.
PDF는 최종 문서의 페이지 모양을 유지하고 배포하기 위한 형식입니다.
다음과 같은 상황에서 Word 파일을 PDF로 변환할 수 있습니다.
- 회사 보고서 제출
- 이력서와 자기소개서 전송
- 학교 과제 제출
- 논문과 연구보고서 배포
- 계약서 초안 전달
- 공문과 회의자료 공유
- 인쇄소에 최종 파일 전달
- 상대방의 수정 방지
- 스마트폰에서 문서 확인
- 글꼴과 표 배치 유지
- 홈페이지에 문서 업로드
- 이메일 첨부파일 호환성 개선
Word 파일을 그대로 전달하면 상대방이 실수로 내용을 수정하거나, 사용 중인 프로그램에 따라 페이지 구성이 달라질 수 있습니다.
최종 검토가 끝난 문서는 Word 원본과 PDF 제출본을 함께 보관하는 것이 좋습니다.
DOCX와 DOC 차이
Word 문서에는 대표적으로 DOCX와 DOC 형식이 있습니다.
| 구분 | DOCX | DOC |
|---|---|---|
| 사용 시기 | 비교적 최신 Word 문서 | 구버전 Word 문서 |
| 파일 구조 | 압축된 XML 기반 | 바이너리 기반 |
| 일반적인 파일 크기 | 비교적 작음 | 문서에 따라 큼 |
| 최신 Word 호환성 | 높음 | 호환 모드로 열릴 수 있음 |
| LibreOffice 지원 | 가능 | 가능 |
| PDF 변환 | 가능 | 가능 |
| 권장 형식 | 일반적으로 권장 | 구형 프로그램 호환이 필요할 때 |
최근 문서를 새로 저장한다면 DOC보다 DOCX를 사용하는 것이 편리합니다.
구버전 DOC 파일도 Microsoft Word나 LibreOffice Writer에서 열어 PDF로 변환할 수 있습니다.
Word와 PDF 차이
| 구분 | Word DOCX | |
|---|---|---|
| 주요 목적 | 작성과 편집 | 배포와 인쇄 |
| 문자 수정 | 쉬움 | 제한적 |
| 표와 이미지 편집 | 가능 | 제한적 |
| 페이지 모양 | 환경에 따라 달라질 수 있음 | 비교적 일정하게 유지 |
| 글꼴 영향 | 설치 글꼴에 따라 달라짐 | 글꼴 포함 상태에 따라 유지 |
| 주석과 변경 내용 | 편집 가능 | 출력 설정에 따라 포함 또는 제외 |
| 양식 입력 | Word 기능 사용 | PDF 양식 기능에 따라 다름 |
| 전자서명 | 별도 기능 필요 | 디지털 서명 지원 가능 |
| 모바일 열람 | 앱에 따라 다름 | 대부분의 기기에서 편리 |
| 최종 제출 | 기관에 따라 가능 | 자주 사용됨 |
PDF로 변환해도 원본 Word 파일의 편집 기능이 완전히 이전되는 것은 아닙니다.
문자와 이미지가 페이지에 고정된 결과물에 가까워지므로 최종 제출 전에 내용을 모두 확인해야 합니다.
워드 PDF 변환 방법 비교
| 방법 | 프로그램 설치 | 계정 | 인터넷 | 추천 상황 |
|---|---|---|---|---|
| Microsoft Word | 필요 | 제품 환경에 따라 다름 | 변환 시 불필요 | Word가 설치된 컴퓨터 |
| 웹용 Word | 불필요 | Microsoft 계정 | 필요 | 프로그램 설치가 어려울 때 |
| LibreOffice Writer | 필요 | 불필요 | 설치 후 불필요 | 무료 오프라인 변환 |
| Google Docs | 불필요 | Google 계정 | 필요 | Google Drive를 사용할 때 |
| Windows PDF 인쇄 | 별도 설치 불필요 | 불필요 | 불필요 | 일반적인 출력 형태로 저장 |
| Mac PDF 저장 | 기본 기능 | 불필요 | 불필요 | Mac 사용자 |
| 모바일 Word 앱 | 앱 설치 | 계정이 필요할 수 있음 | 기능에 따라 필요 | 스마트폰에서 변환 |
문서의 링크, 책갈피와 접근성 정보를 최대한 유지하려면 Word나 LibreOffice의 PDF 내보내기 기능을 사용하는 것이 좋습니다.
단순히 화면에 보이는 모양을 PDF로 만들 때는 PDF 프린터 방식도 사용할 수 있습니다.
Microsoft Word에서 PDF로 저장하는 방법
Microsoft Word가 설치되어 있다면 가장 간단하게 PDF를 만들 수 있습니다.
- Microsoft Word를 실행합니다.
- DOCX 또는 DOC 파일을 엽니다.
- 전체 문서를 검토합니다.
- 파일 메뉴를 선택합니다.
- 다른 이름으로 저장을 누릅니다.
- 저장할 폴더를 선택합니다.
- 파일 이름을 입력합니다.
- 파일 형식에서 PDF를 선택합니다.
- 최적화 옵션을 확인합니다.
- 저장 버튼을 누릅니다.
- 생성된 PDF를 다시 엽니다.
- 첫 페이지부터 마지막 페이지까지 확인합니다.
Word 화면에 보이는 문서 상태가 PDF 결과에 반영되므로 저장 전에 다음을 확인하는 것이 좋습니다.
- 페이지 수
- 글꼴
- 줄바꿈
- 표 위치
- 이미지 크기
- 페이지 번호
- 머리글과 바닥글
- 각주와 미주
- 주석과 변경 내용
- 숨겨진 문자
- 인쇄 영역
Word의 내보내기로 PDF 만들기
Word 버전에 따라 다른 이름으로 저장 외에 내보내기 메뉴가 표시될 수 있습니다.
- Word에서 문서를 엽니다.
- 파일 메뉴를 선택합니다.
- 내보내기를 누릅니다.
- PDF 또는 XPS 문서 만들기를 선택합니다.
- PDF 만들기 버튼을 누릅니다.
- 저장 위치와 파일 이름을 지정합니다.
- 옵션을 확인합니다.
- 게시 또는 저장을 누릅니다.
- 결과 PDF를 확인합니다.
다른 이름으로 저장과 내보내기는 모두 PDF를 만드는 데 사용할 수 있습니다.
화면 구성은 Word 버전과 운영체제에 따라 조금 다를 수 있습니다.
PDF 저장 품질 선택하기
Word에서 PDF로 저장할 때 최적화 또는 품질 옵션이 나타날 수 있습니다.
| 옵션 | 특징 | 추천 용도 |
|---|---|---|
| 표준 | 문서 품질과 파일 크기의 균형 | 인쇄, 제출, 일반 배포 |
| 최소 크기 | 파일 용량을 줄임 | 이메일, 웹 업로드 |
| 인쇄 품질 중심 | 이미지 품질을 우선 | 보고서, 사진, 인쇄물 |
| PDF/A | 장기 보존 목적 | 기관 보관, 기록물 |
파일 용량 제한이 없다면 먼저 표준 품질로 저장하는 것이 무난합니다.
최소 크기를 선택하면 문서 안의 사진과 도표가 흐려질 수 있으므로 제출 전 확대해서 확인해야 합니다.
PDF로 저장할 페이지 범위 선택하기
Word 문서 전체가 아니라 일부 페이지만 PDF로 만들 수 있습니다.
예를 들어 50페이지 문서에서 10~20페이지만 저장할 수 있습니다.
- Word에서 파일 메뉴를 엽니다.
- 다른 이름으로 저장 또는 내보내기를 선택합니다.
- PDF 형식을 선택합니다.
- 옵션 버튼을 누릅니다.
- 페이지 범위를 선택합니다.
- 시작 페이지와 마지막 페이지를 입력합니다.
- 확인을 누릅니다.
- PDF로 저장합니다.
- 결과 페이지 수를 확인합니다.
Word 버전에 따라 페이지 범위 설정이 저장 화면이나 인쇄 화면에 표시될 수 있습니다.
특정 페이지만 필요하다면 새 Word 파일을 만들 필요 없이 범위를 지정해 저장하는 것이 편리합니다.
선택한 내용만 PDF로 저장할 수 있을까?
Word의 일반 PDF 저장에서는 페이지 단위 선택이 중심입니다.
선택한 문단이나 표만 PDF로 만들려면 다음 방법을 사용할 수 있습니다.
- 필요한 내용을 새 Word 문서에 복사합니다.
- 페이지 여백과 글꼴을 확인합니다.
- 새 문서를 PDF로 저장합니다.
또는 인쇄 화면에서 선택 영역 인쇄 기능이 제공되는지 확인할 수 있습니다.
다만 선택 영역 방식은 표, 이미지와 페이지 배치가 원본과 다르게 출력될 수 있습니다.
주석과 변경 내용 없이 PDF 저장하기
검토 기능을 사용한 Word 문서에는 다음 정보가 남아 있을 수 있습니다.
- 변경 내용 추적
- 삭제된 문장
- 삽입된 문장
- 검토자 이름
- 주석
- 메모
- 숨겨진 문자
- 문서 속성
최종 PDF에 수정 흔적이 나타나지 않게 하려면 저장 전에 검토 탭을 확인해야 합니다.
- Word 문서를 엽니다.
- 검토 탭을 선택합니다.
- 변경 내용 추적 상태를 확인합니다.
- 필요한 변경 내용을 수락하거나 거절합니다.
- 주석을 확인하고 불필요한 항목을 삭제합니다.
- 표시 상태를 최종본에 맞게 설정합니다.
- 인쇄 미리보기를 엽니다.
- 변경 내용이 출력되지 않는지 확인합니다.
- PDF로 저장합니다.
중요한 문서는 문서 검사 기능을 이용해 작성자 정보와 숨겨진 데이터를 확인하는 것도 좋습니다.
주석이 PDF에 같이 나오는 이유
Word의 인쇄 설정에서 변경 내용과 주석을 포함하도록 설정되어 있으면 PDF에도 표시될 수 있습니다.
대표적으로 다음과 같은 형태가 나타날 수 있습니다.
- 오른쪽 검토 풍선
- 삭제선이 있는 문장
- 삽입된 글자의 색상
- 주석 번호
- 검토자 이름
- 페이지 옆의 넓은 여백
해결 방법은 다음과 같습니다.
- 검토 탭에서 모든 변경 내용을 확인합니다.
- 표시할 검토 내용을 최종본 또는 표시 없음으로 설정합니다.
- 인쇄 메뉴에서 변경 내용 인쇄가 선택됐는지 확인합니다.
- 인쇄 미리보기에서 주석이 없는지 확인합니다.
- PDF를 다시 저장합니다.
Word 원본을 덮어쓰기 전에 변경 내용이 필요한 기록인지 확인하는 것이 좋습니다.
웹용 Word에서 DOCX를 PDF로 변환하기
Word 프로그램이 설치되지 않은 컴퓨터에서는 웹용 Word를 이용할 수 있습니다.
공식 접속 링크
일반적인 변환 과정은 다음과 같습니다.
- 웹용 Word에 접속합니다.
- Microsoft 계정으로 로그인합니다.
- 업로드 또는 열기를 선택합니다.
- DOCX 파일을 업로드합니다.
- 문서가 열릴 때까지 기다립니다.
- 글꼴과 페이지 배치를 확인합니다.
- 파일 메뉴를 선택합니다.
- 다른 이름으로 저장 또는 다운로드를 선택합니다.
- PDF로 다운로드를 누릅니다.
- 변환이 완료될 때까지 기다립니다.
- PDF 파일을 컴퓨터에 저장합니다.
- 다운로드한 PDF를 다시 엽니다.
웹용 Word를 사용하면 파일이 OneDrive에 업로드될 수 있습니다.
회사 내부자료와 개인정보 문서는 소속 기관의 클라우드 이용 규정을 확인하는 것이 좋습니다.
웹용 Word에서 문서 배치가 달라질 때
웹용 Word와 데스크톱 Word는 지원하는 글꼴과 일부 레이아웃 기능에 차이가 있을 수 있습니다.
다음과 같은 문제가 나타날 수 있습니다.
- 설치되지 않은 글꼴이 대체됨
- 표 너비가 달라짐
- 이미지 위치가 이동함
- 페이지 수가 바뀜
- 머리글과 바닥글이 다르게 보임
- 텍스트 상자 배치가 변경됨
- 수식이 다르게 표시됨
- 페이지 나누기 위치가 달라짐
변환 결과가 중요하다면 데스크톱 Word에서 최종 확인하는 것이 좋습니다.
웹용 Word에서만 작업해야 한다면 PDF 다운로드 후 모든 페이지를 다시 확인해야 합니다.
LibreOffice Writer 무료 다운로드
Microsoft Word가 없는 컴퓨터에서는 LibreOffice Writer를 이용할 수 있습니다.
LibreOffice는 무료 오픈소스 오피스 프로그램이며 Windows, macOS와 Linux에서 사용할 수 있습니다.
Writer에서는 DOCX와 DOC 파일을 열고 수정한 뒤 PDF로 내보낼 수 있습니다.
공식 다운로드 링크
LibreOffice에 포함된 프로그램
| 프로그램 | 주요 용도 |
|---|---|
| Writer | DOCX, DOC, ODT 문서 작성 |
| Calc | XLSX, XLS, ODS 스프레드시트 |
| Impress | PPTX, PPT, ODP 프레젠테이션 |
| Draw | 그림, 도형과 PDF 관련 작업 |
| Base | 데이터베이스 관리 |
| Math | 수식 작성 |
워드 파일을 PDF로 변환할 때는 Writer를 사용합니다.
LibreOffice 설치파일 선택하기
다운로드 페이지에서는 운영체제와 프로세서에 맞는 설치파일을 선택해야 합니다.
| 설치파일 | 대상 |
|---|---|
| Windows x86-64 | 일반적인 64비트 Windows PC |
| Windows ARM64 | ARM 기반 Windows 컴퓨터 |
| macOS Apple Silicon | Apple M 시리즈 Mac |
| macOS Intel | Intel 프로세서 Mac |
| Linux DEB | Ubuntu, Debian 계열 |
| Linux RPM | Fedora, openSUSE 계열 |
대부분의 Intel 또는 AMD 기반 Windows 컴퓨터는 Windows x86-64 버전을 사용합니다.
Windows 시스템 종류는 다음과 같이 확인할 수 있습니다.
- Windows 설정을 엽니다.
- 시스템을 선택합니다.
- 정보를 누릅니다.
- 시스템 종류를 확인합니다.
- x64 기반인지 ARM 기반인지 확인합니다.
LibreOffice 설치 방법
- LibreOffice 공식 다운로드 페이지에 접속합니다.
- 운영체제를 확인합니다.
- 다운로드 버튼을 누릅니다.
- 설치파일이 완전히 내려받아질 때까지 기다립니다.
- 설치파일을 실행합니다.
- 사용자 계정 컨트롤 화면을 확인합니다.
- 일반 설치를 선택합니다.
- 설치 위치와 바로가기를 확인합니다.
- 설치 버튼을 누릅니다.
- 완료 후 LibreOffice를 실행합니다.
- Writer 문서를 선택합니다.
회사나 학교 컴퓨터에서는 프로그램 설치 권한이 제한될 수 있습니다.
관리자 정책을 우회하지 말고 소프트웨어 설치 가능 여부를 확인해야 합니다.
LibreOffice Writer에서 Word 파일 열기
- LibreOffice를 실행합니다.
- Writer 문서를 선택합니다.
- 파일 메뉴를 누릅니다.
- 열기를 선택합니다.
- DOCX 또는 DOC 파일을 찾습니다.
- 파일을 선택합니다.
- 열기 버튼을 누릅니다.
- 전체 문서가 표시될 때까지 기다립니다.
- 글꼴과 페이지 배치를 확인합니다.
- 표, 이미지와 쪽번호를 확인합니다.
Word와 LibreOffice는 일부 기능을 처리하는 방식이 다르므로 PDF로 변환하기 전에 전체 문서를 확인해야 합니다.
LibreOffice Writer에서 PDF로 변환하기
LibreOffice에는 PDF로 직접 내보내는 기능이 있습니다.
- Writer에서 Word 파일을 엽니다.
- 전체 문서를 검토합니다.
- 파일 메뉴를 선택합니다.
- PDF로 내보내기를 누릅니다.
- 페이지 범위와 이미지 품질을 확인합니다.
- 링크와 책갈피 설정을 확인합니다.
- 내보내기를 누릅니다.
- 파일 이름과 저장 위치를 지정합니다.
- 저장을 완료합니다.
- 생성된 PDF를 다시 엽니다.
- 처음부터 끝까지 확인합니다.
도구 모음의 PDF 아이콘을 이용해 바로 내보낼 수도 있습니다.
세부 설정이 필요하다면 파일 메뉴의 PDF로 내보내기 또는 PDF로 내보내기 옵션을 이용하는 것이 좋습니다.
LibreOffice에서 PDF 내보내기 설정
LibreOffice의 PDF 내보내기 화면에서는 다음과 같은 항목을 확인할 수 있습니다.
- 전체 페이지 또는 일부 페이지
- 이미지 압축
- 이미지 해상도
- 하이브리드 PDF
- PDF 버전
- PDF/A
- 태그가 있는 PDF
- 책갈피 내보내기
- 링크 처리
- 양식 전송 형식
- 암호와 권한
- 초기 보기
- 워터마크
- 디지털 서명
일반적인 문서라면 기본 설정으로 내보낸 뒤 결과를 확인해도 됩니다.
장기 보존이나 기관 제출 규정이 있다면 PDF/A 요구 여부를 확인해야 합니다.
PDF/A란?
PDF/A는 장기간 문서를 보존하기 위한 PDF 표준입니다.
일반 PDF와 달리 문서를 나중에 열어도 비슷하게 표시되도록 글꼴과 색상 정보 등에 제한을 둡니다.
다음과 같은 상황에서 요구될 수 있습니다.
- 공공기관 기록물
- 연구자료 장기 보관
- 전자문서 보존
- 도서관과 기록관 제출
- 회사의 문서 보관 규정
- 학위논문 제출
기관에서 PDF/A를 요구하지 않는다면 일반 PDF로 제출해도 되는 경우가 많습니다.
PDF/A로 저장하면 일부 기능이 제한될 수 있으므로 제출 기준을 먼저 확인해야 합니다.
LibreOffice에서 Word 문서가 깨질 때
DOCX 파일이 열리지만 원본 Word와 다르게 보일 수 있습니다.
대표적인 원인은 다음과 같습니다.
- 원본 글꼴이 설치되지 않음
- Word 전용 기능 사용
- 텍스트 상자 위치 차이
- 표 자동 맞춤 방식 차이
- 도형과 SmartArt 호환성
- 수식 변환 차이
- 구역 나누기 처리 차이
- 머리글과 바닥글 설정 차이
- 줄 간격 계산 방식 차이
- 이미지 앵커 위치 차이
PDF 변환 전에 다음 항목을 수정할 수 있습니다.
- 대체 글꼴 적용
- 표 너비 조정
- 이미지 위치 고정
- 페이지 나누기 추가
- 머리글 높이 조정
- 빈 페이지 제거
- 도형을 이미지로 변경
- 수식을 다시 확인
- 용지 크기와 여백 통일
중요한 문서는 Microsoft Word와 LibreOffice에서 각각 PDF를 만들어 결과를 비교하는 것도 좋습니다.
Google Docs에서 Word 파일을 PDF로 변환하기
Google 계정이 있다면 Google Drive와 Google Docs를 이용할 수 있습니다.
공식 접속 링크
변환 방법은 다음과 같습니다.
- Google Drive에 접속합니다.
- Google 계정으로 로그인합니다.
- 새로 만들기를 선택합니다.
- 파일 업로드를 누릅니다.
- DOCX 또는 DOC 파일을 선택합니다.
- 업로드가 완료될 때까지 기다립니다.
- 업로드된 문서를 엽니다.
- Google Docs로 열기를 선택합니다.
- 전체 문서를 확인합니다.
- 파일 메뉴를 누릅니다.
- 다운로드를 선택합니다.
- PDF 문서를 선택합니다.
- 파일이 내려받아질 때까지 기다립니다.
- 결과 PDF를 다시 엽니다.
Google Docs에서 Word 파일을 열면 Google 문서 형식으로 변환될 수 있습니다.
복잡한 표, 글꼴, 텍스트 상자와 페이지 배치는 원본과 달라질 수 있습니다.
Google Docs 변환이 적합한 문서
다음과 같은 문서는 비교적 간단하게 처리할 수 있습니다.
- 일반적인 문자 문서
- 단순한 보고서
- 짧은 과제
- 이미지가 적은 문서
- 단순 표가 포함된 문서
- 일반적인 글머리표 문서
- 표준 글꼴을 사용하는 문서
다음과 같은 문서는 변환 후 수정이 많이 필요할 수 있습니다.
- 여러 단으로 구성된 문서
- 복잡한 표
- 텍스트 상자가 많은 문서
- 수식과 도형이 많은 보고서
- 특수 글꼴 사용 문서
- 이력서 디자인 문서
- 편지 병합 문서
- SmartArt가 포함된 문서
- 세밀한 쪽번호 구성이 있는 문서
Windows에서 Microsoft Print to PDF 사용하기
Windows에서는 인쇄 기능을 이용해 Word 문서를 PDF로 만들 수 있습니다.
- Word 또는 문서 프로그램에서 파일을 엽니다.
Ctrl+P를 누릅니다.- 프린터 목록을 엽니다.
- Microsoft Print to PDF를 선택합니다.
- 인쇄할 페이지 범위를 확인합니다.
- 용지 크기와 방향을 확인합니다.
- 인쇄 미리보기를 확인합니다.
- 인쇄 버튼을 누릅니다.
- PDF 파일 이름과 저장 위치를 지정합니다.
- 저장을 누릅니다.
- 결과 PDF를 확인합니다.
이 방법은 실제 프린터로 인쇄하는 대신 PDF 파일을 만드는 방식입니다.
PDF 저장과 PDF 인쇄 차이
| 구분 | PDF로 저장·내보내기 | PDF 프린터로 인쇄 |
|---|---|---|
| 페이지 모양 | 유지 가능 | 인쇄 결과 기준 |
| 하이퍼링크 | 유지될 수 있음 | 사라질 수 있음 |
| 책갈피 | 유지 가능 | 일반적으로 제한적 |
| 접근성 태그 | 지원 가능 | 사라질 수 있음 |
| 양식 기능 | 설정에 따라 가능 | 정적인 페이지가 될 수 있음 |
| 주석 | 설정에 따라 선택 | 인쇄 설정에 따라 출력 |
| 문서 속성 | 일부 유지 | 새 문서로 생성 |
| 추천 상황 | 일반적인 최종 PDF | 출력 결과가 필요할 때 |
일반적인 문서 배포에는 Word나 LibreOffice의 PDF 내보내기 기능이 적합합니다.
PDF 프린터는 문서가 정상적으로 저장되지 않거나 출력 형태를 그대로 만들고 싶을 때 사용할 수 있습니다.
Microsoft Print to PDF가 보이지 않을 때
Windows 프린터 목록에 Microsoft Print to PDF가 나타나지 않을 수 있습니다.
다음 항목을 확인합니다.
- Windows 기능에서 PDF 인쇄 기능이 꺼져 있음
- 프린터 서비스 오류
- Windows 업데이트 문제
- 회사 보안 정책
- 시스템 구성요소 손상
- 다른 PDF 프린터만 설치됨
Word의 PDF 저장 기능을 사용할 수 있다면 Microsoft Print to PDF 없이도 PDF를 만들 수 있습니다.
무료 대안으로 LibreOffice Writer의 PDF 내보내기를 이용할 수도 있습니다.
Mac에서 Word 파일을 PDF로 저장하기
Mac용 Microsoft Word에서도 DOCX를 PDF로 저장할 수 있습니다.
일반적인 과정은 다음과 같습니다.
- Mac용 Word에서 문서를 엽니다.
- 파일 메뉴를 선택합니다.
- 다른 이름으로 저장 또는 내보내기를 누릅니다.
- 파일 형식에서 PDF를 선택합니다.
- 파일 이름과 저장 위치를 지정합니다.
- 품질 옵션을 확인합니다.
- 저장을 누릅니다.
- 미리보기 앱에서 PDF를 엽니다.
- 전체 페이지를 확인합니다.
Mac의 인쇄 화면에서도 PDF로 저장할 수 있습니다.
- Word에서 파일을 엽니다.
- 파일 메뉴의 프린트를 선택합니다.
- 인쇄 미리보기를 확인합니다.
- 화면 아래쪽의 PDF 메뉴를 누릅니다.
- PDF로 저장을 선택합니다.
- 파일 이름과 저장 위치를 지정합니다.
스마트폰에서 Word 파일을 PDF로 변환하기
안드로이드와 아이폰에서는 Microsoft Word 앱, Google Docs 앱 또는 모바일 브라우저를 이용할 수 있습니다.
Microsoft Word 공식 앱
Google Docs 공식 앱
일반적인 변환 과정은 다음과 같습니다.
- 공식 앱스토어에서 Word 또는 Google Docs를 설치합니다.
- DOCX 파일을 앱으로 엽니다.
- 전체 문서를 확인합니다.
- 공유, 내보내기 또는 사본 보내기를 선택합니다.
- PDF 형식을 선택합니다.
- 저장 위치를 지정합니다.
- 결과 PDF를 다시 엽니다.
- 페이지와 글꼴을 확인합니다.
앱 버전과 계정 상태에 따라 메뉴 이름이 다를 수 있습니다.
화면이 작은 스마트폰에서는 표와 이미지 배치 문제를 놓치기 쉬우므로 제출용 문서는 PC에서 최종 확인하는 것이 좋습니다.
Word 파일을 PDF로 변환했는데 글꼴이 바뀌는 이유
대표적인 원인은 다음과 같습니다.
- 원본에서 사용한 글꼴이 현재 컴퓨터에 없음
- 웹용 Word가 해당 글꼴을 지원하지 않음
- LibreOffice에서 다른 글꼴로 대체함
- Google Docs에서 사용할 수 없는 글꼴임
- 글꼴 포함이 제한됨
- 회사 전용 또는 유료 글꼴 사용
- 문서가 다른 운영체제에서 작성됨
글꼴이 바뀌면 다음 요소도 함께 달라질 수 있습니다.
- 줄바꿈
- 페이지 수
- 표의 높이
- 제목 너비
- 이미지 위치
- 페이지 번호
- 머리글과 바닥글
글꼴 문제 해결 방법
- 원본 문서에서 사용한 글꼴 이름을 확인합니다.
- 글꼴의 공식 배포처를 찾습니다.
- 이용 조건을 확인합니다.
- 허용된 범위에서 글꼴을 설치합니다.
- Word나 LibreOffice를 완전히 종료합니다.
- 프로그램을 다시 실행합니다.
- DOCX 파일을 다시 엽니다.
- PDF를 새로 저장합니다.
- 다른 컴퓨터에서도 확인합니다.
유료 글꼴이나 회사 전용 글꼴은 허가 없이 복사하거나 배포해서는 안 됩니다.
상대방이 문서를 수정할 필요가 없다면 글꼴을 포함해 만든 PDF만 전달하는 것이 편리합니다.
PDF에서 글자가 네모로 보일 때
한글이나 특수문자가 네모로 표시될 수 있습니다.
대표적인 원인은 다음과 같습니다.
- 글꼴이 PDF에 제대로 포함되지 않음
- 특수문자를 지원하지 않는 글꼴 사용
- PDF 뷰어의 글꼴 처리 오류
- 손상된 글꼴
- 오래된 변환 프로그램
- 수식 전용 글꼴 누락
- 문서 자체 손상
해결 방법은 다음과 같습니다.
- 원본 DOCX에서 글자가 정상인지 확인합니다.
- 다른 PDF 뷰어로 열어봅니다.
- 표준 한글 글꼴로 바꿔 시험합니다.
- Microsoft Word와 LibreOffice에서 각각 PDF를 만듭니다.
- PDF/A 옵션을 시험합니다.
- 수식과 특수기호를 이미지로 변환하는 방법을 검토합니다.
- 글꼴을 공식 버전으로 다시 설치합니다.
PDF로 변환했는데 표가 잘릴 때
대표적인 원인은 다음과 같습니다.
- 표 너비가 페이지보다 큼
- 가로 여백이 너무 좁음
- 용지 크기가 다름
- 가로 문서를 세로로 저장함
- 글꼴이 바뀌어 셀 내용이 늘어남
- 표 자동 맞춤 설정
- 인쇄 배율 문제
- 숨겨진 열이 있음
해결 방법은 다음과 같습니다.
- Word에서 표 전체를 선택합니다.
- 표 레이아웃 메뉴를 확인합니다.
- 창 크기에 자동 맞춤을 적용합니다.
- 열 너비를 줄입니다.
- 페이지 방향을 가로로 변경합니다.
- A4 또는 필요한 용지 크기를 확인합니다.
- 좌우 여백을 조정합니다.
- 글꼴 크기를 지나치게 줄이지 말고 표를 분할합니다.
- PDF 미리보기에서 오른쪽 끝 열을 확인합니다.
표 안의 숫자와 단위가 잘리지 않았는지 확대해서 확인해야 합니다.
표가 다음 페이지로 어색하게 넘어갈 때
표가 여러 페이지에 걸쳐 있으면 행이 잘리거나 제목 행이 반복되지 않을 수 있습니다.
다음 설정을 확인합니다.
- 페이지 사이에서 행 나누기
- 제목 행 반복
- 문단과 함께 유지
- 다음 문단과 함께
- 행 높이 고정
- 표 앞뒤의 페이지 나누기
- 구역 나누기
긴 표는 PDF로 변환하기 전에 인쇄 미리보기에서 페이지 경계를 확인하는 것이 좋습니다.
이미지가 흐려지는 이유
Word가 파일 크기를 줄이기 위해 이미지를 압축했거나 PDF 저장 시 최소 크기를 선택했을 수 있습니다.
다음과 같은 경우 화질이 떨어질 수 있습니다.
- 메신저에서 받은 저화질 이미지 사용
- 작은 이미지를 크게 확대
- Word의 자동 그림 압축
- 최소 크기 PDF 옵션 사용
- 반복적인 이미지 저장
- 화면 캡처 이미지 사용
- 온라인 서비스의 추가 압축
- 원본 이미지 해상도가 낮음
이미지 품질을 유지하는 방법
- 가능한 한 원본 이미지를 사용합니다.
- 작은 사진을 무리하게 확대하지 않습니다.
- PDF 저장 시 표준 품질을 선택합니다.
- Word의 이미지 압축 설정을 확인합니다.
- 잘라낸 이미지 영역을 삭제하기 전 원본을 보관합니다.
- 도면과 선화는 PNG 사용을 검토합니다.
- 사진은 고품질 JPG를 사용합니다.
- PDF 결과를 200% 이상 확대해 확인합니다.
PDF 용량을 줄여야 한다면 원본 품질의 PDF를 먼저 만든 뒤 별도의 압축본을 만드는 것이 좋습니다.
이미지 위치가 변하는 이유
Word의 이미지는 문자처럼 배치되거나 페이지 위에 떠 있는 개체로 설정될 수 있습니다.
대표적인 배치 방식은 다음과 같습니다.
- 텍스트 줄 안
- 사각형
- 위아래
- 글 앞으로
- 글 뒤로
- 페이지에 위치 고정
- 텍스트와 함께 이동
다른 프로그램에서 문서를 열면 자유롭게 배치된 이미지의 위치가 달라질 수 있습니다.
호환성을 높이려면 복잡한 배치보다 텍스트 줄 안 또는 단순한 사각형 배치를 사용하는 것이 안정적일 수 있습니다.
빈 페이지가 생기는 이유
Word에서는 보이지 않던 빈 페이지가 PDF에 나타날 수 있습니다.
대표적인 원인은 다음과 같습니다.
- 불필요한 페이지 나누기
- 구역 나누기
- 표 뒤의 필수 문단기호
- 빈 문단
- 홀수 페이지에서 시작하는 구역
- 큰 머리글이나 바닥글
- 페이지를 넘어가는 이미지
- 여백 설정 문제
- 숨겨진 문자
해결 방법은 다음과 같습니다.
- Word에서 편집 기호 표시를 켭니다.
- 빈 페이지의 문단기호를 확인합니다.
- 불필요한 페이지 나누기를 삭제합니다.
- 구역 나누기 종류를 확인합니다.
- 표 뒤 문단의 글자 크기를 줄여봅니다.
- 이미지 크기와 배치를 확인합니다.
- 인쇄 미리보기를 다시 엽니다.
- PDF를 새로 저장합니다.
구역 나누기를 무작정 삭제하면 머리글과 페이지 번호 설정이 바뀔 수 있으므로 주의해야 합니다.
페이지 수가 달라지는 이유
DOCX에서 20페이지였던 문서가 다른 프로그램에서는 21페이지가 될 수 있습니다.
대표적인 원인은 다음과 같습니다.
- 글꼴 대체
- 줄 간격 차이
- 문단 간격 차이
- 표 크기 변화
- 이미지 배치 변화
- 용지 크기 차이
- 여백 차이
- 프린터 드라이버 차이
- 머리글과 바닥글 크기
- 수식 렌더링 차이
최종 PDF의 페이지 수가 제출 규정과 관련 있다면 문서를 작성한 프로그램에서 직접 PDF로 저장하는 것이 좋습니다.
페이지 번호가 사라지거나 달라질 때
다음 항목을 확인합니다.
- 첫 페이지를 다르게 지정했는지
- 홀수와 짝수 페이지를 다르게 설정했는지
- 구역마다 페이지 번호가 분리됐는지
- 이전 구역과 연결이 끊겼는지
- 페이지 번호가 텍스트 상자 안에 있는지
- 바닥글 영역이 너무 작지 않은지
- 인쇄 영역 밖에 배치되지 않았는지
- 흰색 글자로 설정되지 않았는지
PDF 저장 전 인쇄 미리보기에서 모든 페이지 번호를 확인해야 합니다.
특히 로마 숫자와 아라비아 숫자가 섞인 논문은 구역 설정을 점검하는 것이 좋습니다.
머리글과 바닥글이 잘릴 때
용지 여백이나 프린터 출력 가능 영역이 달라지면 머리글과 바닥글이 잘릴 수 있습니다.
해결 방법은 다음과 같습니다.
- 위쪽과 아래쪽 여백 늘리기
- 머리글과 바닥글 위치 조정
- 페이지 번호를 가장자리에서 안쪽으로 이동
- 용지 크기 확인
- PDF 내보내기 방식 사용
- 인쇄 배율 100% 확인
- 다른 PDF 뷰어에서 결과 확인
인쇄용 문서라면 실제 프린터의 최소 여백도 고려해야 합니다.
하이퍼링크가 작동하지 않을 때
Word의 링크가 PDF에서 클릭되지 않을 수 있습니다.
대표적인 원인은 다음과 같습니다.
- PDF 프린터로 인쇄함
- URL이 일반 문자로 입력됨
- 링크 대상이 잘못됨
- 줄바꿈으로 주소가 나뉨
- 다른 프로그램에서 링크를 지원하지 않음
- 보안 설정이 링크를 차단함
- 온라인 서비스가 링크를 제거함
링크를 유지하려면 Word나 LibreOffice의 PDF 내보내기 기능을 사용하는 것이 좋습니다.
PDF 저장 후 다음 링크를 직접 눌러 확인합니다.
- 목차 링크
- 홈페이지 주소
- 이메일 주소
- 본문 내부 이동
- 각주와 참고문헌
- 다른 문서 링크
Word 제목을 PDF 책갈피로 만드는 방법
Word의 제목 스타일을 사용하면 PDF에서 책갈피로 활용할 수 있습니다.
예를 들어 다음 스타일을 적용합니다.
- 제목 1: 장 제목
- 제목 2: 절 제목
- 제목 3: 세부 항목
PDF 저장 옵션에서 제목을 책갈피로 만들도록 설정하면 긴 보고서와 논문을 탐색하기 편리합니다.
직접 글자 크기만 키운 문장은 제목 스타일로 인식되지 않을 수 있습니다.
책갈피가 필요하다면 Word의 스타일 기능을 사용해 문서 구조를 정리하는 것이 좋습니다.
목차 링크가 작동하지 않을 때
자동 목차가 아니라 일반 문자로 직접 입력한 목차일 수 있습니다.
해결 방법은 다음과 같습니다.
- 본문의 제목에 Word 제목 스타일을 적용합니다.
- 참조 메뉴에서 자동 목차를 삽입합니다.
- 목차 업데이트를 실행합니다.
- 페이지 번호를 확인합니다.
- PDF로 저장합니다.
- 목차 항목을 눌러 이동하는지 확인합니다.
문서를 수정한 뒤 목차를 업데이트하지 않으면 PDF의 페이지 번호가 실제 내용과 다를 수 있습니다.
수식이 깨질 때
수학식과 특수기호는 프로그램 간 변환에서 문제가 발생할 수 있습니다.
대표적인 증상은 다음과 같습니다.
- 분수선이 사라짐
- 위첨자와 아래첨자가 어긋남
- 그리스 문자가 네모로 표시됨
- 수식 일부가 잘림
- 수식 글꼴이 바뀜
- 수식이 이미지로 변환됨
해결 방법은 다음과 같습니다.
- Word의 기본 수식 기능 사용
- 필요한 수식 글꼴 설치
- LibreOffice 변환 결과와 비교
- 수식을 고해상도 이미지로 변환
- 페이지 여백과 줄 높이 확인
- PDF 결과에서 모든 수식 확대 확인
- 원본 수식 파일 보관
논문과 기술보고서는 숫자, 단위와 기호를 원본과 대조해야 합니다.
색상이 다르게 보이는 이유
모니터와 PDF 뷰어, 인쇄 환경의 색상 처리 방식이 다를 수 있습니다.
대표적인 원인은 다음과 같습니다.
- RGB와 CMYK 차이
- 모니터 색상 프로필
- PDF 뷰어 설정
- 이미지 압축
- 투명도 처리
- 프린터 드라이버
- 흑백 출력 설정
- 고대비 모드
일반 문서는 큰 문제가 없을 수 있지만 로고, 사진과 인쇄 홍보물은 PDF를 인쇄소에 전달하기 전에 색상 규격을 확인해야 합니다.
PDF로 변환했는데 파일 용량이 너무 클 때
다음 요소가 PDF 용량을 크게 만들 수 있습니다.
- 고해상도 사진
- 스캔 이미지
- 문서에 삽입된 동영상
- 사용하지 않는 잘라낸 이미지 영역
- 여러 글꼴 포함
- 복잡한 도형
- 페이지 수가 많음
- PDF/A 저장
- 이미지 압축을 사용하지 않음
용량을 줄이는 방법은 다음과 같습니다.
- 원본 Word 파일을 복사합니다.
- 불필요한 이미지를 삭제합니다.
- 그림 압축 기능을 사용합니다.
- 필요한 해상도를 선택합니다.
- PDF 저장 시 최소 크기를 시험합니다.
- 결과 PDF의 화질을 확인합니다.
- 필요하면 PDF 압축 도구를 사용합니다.
문자와 도장이 흐려지지 않도록 압축 전후 결과를 비교해야 합니다.
파일 용량이 너무 작고 이미지가 흐릴 때
최소 크기 옵션이나 강한 이미지 압축이 적용됐을 수 있습니다.
해결 방법은 다음과 같습니다.
- Word에서 표준 품질로 다시 저장
- 원본 이미지로 교체
- 자동 이미지 압축 해제 검토
- PNG 또는 고품질 JPG 사용
- 온라인 변환보다 데스크톱 Word 사용
- PDF 압축 전 원본 PDF 확인
- 화면 캡처 대신 원본 도표 사용
PDF 제출 용량 제한이 있다면 화질을 유지할 수 있는 범위에서 단계적으로 압축하는 것이 좋습니다.
문서가 암호로 보호된 경우
Word 문서에 암호가 설정되어 있다면 파일을 열기 위해 정확한 비밀번호가 필요합니다.
또한 문서 편집이 제한되어 있으면 PDF 저장이 제한될 수 있습니다.
비밀번호를 모른다면 다음 방법을 이용해야 합니다.
- 문서 작성자에게 비밀번호 문의
- PDF 사본 요청
- 편집 가능한 Word 파일 요청
- 필요한 페이지만 제공받기
- 회사 문서라면 관리자에게 문의
출처가 불분명한 암호 해제 프로그램이나 온라인 사이트에 개인정보 문서를 업로드하지 않는 것이 좋습니다.
PDF에 암호를 설정할 수 있을까?
Microsoft Word의 일반 PDF 저장 화면에서는 환경에 따라 암호 설정 기능이 제한될 수 있습니다.
LibreOffice의 PDF 내보내기에서는 열기 암호와 권한 설정 항목을 사용할 수 있습니다.
PDF를 만든 뒤 PDF 전용 보호 도구를 이용하는 방법도 있습니다.
암호를 설정할 때는 다음 사항을 확인합니다.
- 제출기관이 암호화 PDF를 허용하는지
- 파일과 암호를 같은 메시지로 보내지 않는지
- 암호를 별도 연락수단으로 전달하는지
- 본인이 암호를 안전하게 보관하는지
- 인쇄와 복사 제한이 필요한지
- 수신자가 사용하는 PDF 뷰어에서 열리는지
전자서명과 이미지 서명 차이
Word 문서 안에 서명 사진을 넣은 뒤 PDF로 변환해도 디지털 서명이 자동으로 적용되는 것은 아닙니다.
| 구분 | 서명 이미지 | 디지털 서명 |
|---|---|---|
| 화면 표시 | 서명 모양이 보임 | 서명 정보와 함께 표시 가능 |
| 서명자 확인 | 제한적 | 인증서로 확인 가능 |
| 문서 변경 감지 | 불가능 | 지원 가능 |
| Word PDF 변환 | 그대로 이미지로 포함 | 별도 서명 과정 필요 |
법적 효력이 중요한 전자계약서나 공문은 기관이 요구하는 전자서명 절차를 따라야 합니다.
매크로가 포함된 Word 파일을 PDF로 변환할 때
DOCM 형식에는 VBA 매크로가 포함될 수 있습니다.
PDF는 Word 매크로를 실행하는 형식이 아니므로 PDF로 변환하면 매크로 기능은 유지되지 않습니다.
PDF에는 일반적으로 현재 화면에 표시된 결과만 들어갑니다.
매크로 문서를 열 때는 다음을 확인합니다.
- 파일 출처가 신뢰할 수 있는지
- 매크로 사용이 꼭 필요한지
- 보안 경고가 나타나는지
- 문서 내용만 확인해도 되는지
- PDF 사본을 작성자에게 요청할 수 있는지
출처가 불분명한 Word 파일에서 매크로 사용을 누르지 않는 것이 좋습니다.
온라인 Word PDF 변환 사이트 이용 시 주의사항
공식 웹용 Word와 Google Docs 외에도 다양한 온라인 변환 사이트가 있습니다.
온라인 도구는 파일을 외부 서버에 업로드해야 하므로 다음 자료는 주의해야 합니다.
- 주민등록번호가 포함된 서류
- 신분증과 여권 사본
- 계약서
- 급여와 인사자료
- 계좌번호와 카드정보
- 고객 명단
- 학생 성적
- 진료기록
- 회사 내부 보고서
- 공개되지 않은 연구자료
- 논문 심사자료
- 시험문제
- 입찰과 견적자료
- 서명과 도장이 포함된 문서
- 건축도면과 보안시설 자료
온라인 서비스를 이용해야 한다면 다음 항목을 확인합니다.
- 공식 운영 주체가 명확한지
- HTTPS 보안 연결을 사용하는지
- 개인정보 처리방침이 있는지
- 업로드 파일 삭제 시점을 안내하는지
- 클라우드에 결과 파일이 저장되는지
- 공유 링크가 자동 생성되는지
- 로그인 조건이 있는지
- 작업 후 파일을 직접 삭제할 수 있는지
- 다운로드 버튼과 광고가 구분되는지
민감한 문서는 Microsoft Word나 LibreOffice처럼 컴퓨터 안에서 처리하는 것이 안전합니다.
Word 파일이 열리지 않을 때
파일 확장자 확인하기
파일 이름 끝부분이 실제로 .docx 또는 .doc인지 확인합니다.
Windows에서 확장자가 보이지 않는다면 다음과 같이 설정합니다.
- 파일 탐색기를 엽니다.
- 보기 메뉴를 선택합니다.
- 표시를 누릅니다.
- 파일 확장명을 활성화합니다.
Word 파일처럼 보이지만 실제로는 다음 형식일 수 있습니다.
- ZIP
- RTF
- ODT
- HWP
- 임시 다운로드 파일
- 웹페이지 바로가기
- 확장자만 변경한 파일
파일 이름 끝부분만 DOCX로 바꿔도 정상적인 Word 문서로 변환되지는 않습니다.
파일을 다시 다운로드하기
다음과 같은 경우에는 원본 파일을 다시 내려받는 것이 좋습니다.
- 파일 크기가 0KB
- 예상보다 용량이 지나치게 작음
- 다운로드가 완료되지 않음
- 임시 확장자가 붙어 있음
- 이메일 미리보기에서만 열었음
- 클라우드 동기화가 끝나지 않음
- 압축파일 안에서 직접 실행함
ZIP 파일 안에 Word 문서가 들어 있다면 먼저 압축을 완전히 해제해야 합니다.
손상된 Word 파일을 PDF로 변환할 수 있을까?
Word 문서가 정상적으로 열리지 않는다면 바로 PDF로 변환하기 어렵습니다.
다음 방법을 시도할 수 있습니다.
- Microsoft Word의 열기 및 복구 기능 사용
- LibreOffice Writer에서 열어보기
- 웹용 Word에 업로드
- Google Docs에서 열어보기
- 파일을 다시 다운로드
- 이메일 원본 첨부파일 다시 저장
- 클라우드 이전 버전 확인
- 작성자에게 새 파일 요청
- 자동 복구 파일 확인
- 백업본 사용
일부 프로그램에서 파일이 열리더라도 문장, 표와 이미지가 누락될 수 있으므로 결과를 원본과 비교해야 합니다.
PDF 저장 버튼이 보이지 않을 때
대표적인 원인은 다음과 같습니다.
- 프로그램이 오래됨
- 파일 메뉴 구성이 다름
- 제한된 모바일 버전 사용
- 회사 보안 정책
- 문서가 읽기 전용
- 프로그램 설치가 불완전함
- 웹서비스에서 다운로드 권한이 없음
다음 대안을 사용할 수 있습니다.
- 인쇄 메뉴의 PDF 프린터
- LibreOffice Writer의 PDF 내보내기
- 웹용 Word의 PDF 다운로드
- Google Docs의 PDF 다운로드
- Mac 인쇄 화면의 PDF로 저장
PDF 저장이 되지 않을 때
대표적인 원인은 다음과 같습니다.
- 저장공간 부족
- 저장 폴더에 권한이 없음
- 같은 이름의 PDF가 열려 있음
- 파일 이름에 사용할 수 없는 문자 포함
- 저장 경로가 지나치게 김
- 네트워크 폴더 연결 끊김
- 클라우드 동기화 오류
- 보안 프로그램 차단
- 문서 손상
- 이미지나 글꼴 처리 오류
해결 방법은 다음과 같습니다.
- 바탕화면에 새 폴더를 만듭니다.
- 간단한 파일 이름을 입력합니다.
- 같은 이름의 PDF를 닫습니다.
- 저장공간을 확인합니다.
- Word를 다시 실행합니다.
- 다른 이름으로 저장합니다.
- LibreOffice에서 변환해 봅니다.
- 문서 일부를 새 파일로 복사해 시험합니다.
파일 이름에 사용할 수 없는 문자
Windows에서는 일반적으로 다음 문자를 파일 이름에 사용할 수 없습니다.
\/:*?"<>|
다음처럼 간단한 파일 이름을 사용하는 것이 좋습니다.
- 보고서_최종.pdf
- 이력서_홍길동.pdf
- 과제_제출본.pdf
- 연구계획서_2026.pdf
기관 제출용 파일은 공백, 괄호와 특수문자를 제한할 수 있으므로 안내문을 확인해야 합니다.
대용량 Word 파일 변환이 느릴 때
고해상도 이미지와 수백 페이지의 표가 포함된 Word 문서는 PDF 변환에 시간이 오래 걸릴 수 있습니다.
다음 방법을 시도할 수 있습니다.
- 불필요한 프로그램 종료
- 문서를 내부 SSD에 복사
- 충분한 저장공간 확보
- 불필요한 이미지 삭제
- 그림 크기 조정
- 문서를 여러 파일로 분리
- 구역별로 PDF를 만든 뒤 병합
- 프로그램 최신 상태 확인
- 컴퓨터를 다시 시작한 뒤 작업
- 웹서비스보다 설치형 프로그램 이용
저장 중 프로그램을 강제로 종료하면 PDF가 손상되거나 일부 페이지만 생성될 수 있습니다.
PDF가 일부 페이지만 만들어질 때
대표적인 원인은 다음과 같습니다.
- 페이지 범위를 일부로 설정함
- 선택 영역만 인쇄함
- 문서 뒤쪽에 오류가 있음
- 저장 중 프로그램이 종료됨
- 저장공간 부족
- 손상된 이미지나 개체 포함
- 특정 구역에서 변환 오류 발생
해결 방법은 다음과 같습니다.
- 저장 옵션의 페이지 범위를 전체로 변경합니다.
- Word 문서의 전체 페이지 수를 확인합니다.
- 문제가 발생하는 페이지를 찾습니다.
- 해당 페이지의 이미지나 도형을 다시 삽입합니다.
- 문서를 여러 구간으로 나눠 PDF로 저장합니다.
- 생성된 PDF를 나중에 합칩니다.
PDF 변환 후 확인 체크리스트
- Word 원본을 별도로 보관했는지
- PDF가 정상적으로 열리는지
- 전체 페이지가 포함됐는지
- 첫 페이지와 마지막 페이지가 맞는지
- 페이지 수가 예상과 같은지
- 글꼴이 바뀌지 않았는지
- 한글과 특수문자가 정상인지
- 줄바꿈이 자연스러운지
- 표가 잘리지 않았는지
- 이미지 위치가 맞는지
- 사진과 도표가 선명한지
- 수식이 깨지지 않았는지
- 머리글과 바닥글이 보이는지
- 페이지 번호가 정확한지
- 빈 페이지가 생기지 않았는지
- 주석과 변경 내용이 노출되지 않았는지
- 하이퍼링크가 작동하는지
- 목차와 책갈피가 정상인지
- 파일 용량이 제출 기준에 맞는지
- 문서 속성과 작성자 정보가 필요한 수준인지
- 개인정보가 불필요하게 포함되지 않았는지
- 다른 컴퓨터와 스마트폰에서도 열리는지
워드 PDF 변환 관련 자주 묻는 질문
워드 파일을 무료로 PDF로 변환할 수 있나요?
가능합니다.
Microsoft Word의 PDF 저장 기능, 웹용 Word, LibreOffice Writer 또는 Google Docs를 이용할 수 있습니다.
Word가 없다면 LibreOffice Writer를 설치해 오프라인으로 변환하는 방법이 편리합니다.
Microsoft Word에서 PDF로 저장하려면 어떻게 하나요?
Word 문서를 연 뒤 파일, 다른 이름으로 저장을 선택하고 파일 형식에서 PDF를 고르면 됩니다.
Word 버전에 따라 파일, 내보내기, PDF 만들기 메뉴를 사용할 수도 있습니다.
DOCX와 DOC 파일 모두 PDF로 변환할 수 있나요?
가능합니다.
Microsoft Word와 LibreOffice Writer에서 DOCX와 DOC 파일을 열어 PDF로 저장할 수 있습니다.
Word가 없어도 PDF로 바꿀 수 있나요?
가능합니다.
LibreOffice Writer를 설치하거나 웹용 Word와 Google Docs를 이용할 수 있습니다.
LibreOffice는 무료인가요?
LibreOffice는 무료 오픈소스 오피스 프로그램입니다.
Writer에서 DOCX와 DOC 파일을 열고 PDF로 내보낼 수 있습니다.
LibreOffice는 어디에서 다운로드하나요?
공식 홈페이지에서 받을 수 있습니다.
비공식 프로그램 자료실보다 공식 설치파일을 이용하는 것이 좋습니다.
웹용 Word는 무료인가요?
Microsoft 계정으로 웹용 Word에 접속해 문서를 열고 작업할 수 있습니다.
계정 유형과 서비스 조건에 따라 이용 가능한 기능이 다를 수 있습니다.
Google Docs에서도 PDF로 저장할 수 있나요?
가능합니다.
DOCX를 Google Docs로 연 뒤 파일, 다운로드, PDF 문서를 선택하면 됩니다.
복잡한 문서는 글꼴과 페이지 배치가 달라질 수 있습니다.
Word 문서 일부 페이지만 PDF로 저장할 수 있나요?
가능합니다.
PDF 저장 옵션이나 인쇄 화면에서 페이지 범위를 지정하면 됩니다.
예를 들어 5페이지부터 10페이지만 선택해 PDF로 만들 수 있습니다.
워드 파일 이름을 PDF로 바꾸면 변환되나요?
변환되지 않습니다.
확장자만 .docx에서 .pdf로 변경해도 내부 파일 구조는 Word 문서 그대로입니다.
Word 또는 문서 프로그램의 PDF 저장 기능을 사용해야 합니다.
PDF로 변환하면 Word 원본이 삭제되나요?
일반적으로 PDF가 새 파일로 만들어지고 Word 원본은 그대로 남습니다.
PDF 결과를 확인할 때까지 DOCX 원본을 삭제하지 않는 것이 좋습니다.
PDF로 변환하면 글꼴이 유지되나요?
대부분 유지될 수 있지만 글꼴의 설치 상태와 포함 권한에 따라 달라질 수 있습니다.
특수 글꼴과 회사 전용 글꼴을 사용한 문서는 다른 컴퓨터에서도 PDF를 확인해야 합니다.
PDF 글꼴이 바뀌는 이유는 무엇인가요?
원본 글꼴이 컴퓨터에 없거나 변환 프로그램이 해당 글꼴을 지원하지 않기 때문일 수 있습니다.
필요한 글꼴을 공식 배포처에서 설치하거나 표준 대체 글꼴을 사용해 보세요.
PDF로 변환하면 표가 잘리는 이유는 무엇인가요?
표 너비가 페이지를 넘어가거나 용지 방향, 여백과 글꼴이 달라졌기 때문일 수 있습니다.
표 자동 맞춤, 가로 페이지와 좌우 여백을 확인해야 합니다.
PDF로 저장했는데 빈 페이지가 생기는 이유는 무엇인가요?
불필요한 페이지 나누기, 구역 나누기, 빈 문단 또는 표 뒤의 문단기호가 원인일 수 있습니다.
Word의 편집 기호를 표시해 빈 페이지의 원인을 확인해야 합니다.
PDF로 바꾸면 이미지 화질이 떨어지나요?
저장 품질과 Word의 그림 압축 설정에 따라 달라집니다.
표준 품질로 저장하고 원본 이미지를 사용하면 화질 저하를 줄일 수 있습니다.
PDF 용량을 줄이려면 어떻게 하나요?
Word 저장 화면에서 최소 크기를 선택하거나 이미지 크기와 압축 설정을 조정할 수 있습니다.
원본 품질 PDF를 먼저 만든 뒤 별도의 압축본을 만드는 방법도 좋습니다.
PDF로 변환하면 링크도 유지되나요?
Word 또는 LibreOffice의 PDF 내보내기를 사용하면 하이퍼링크가 유지될 수 있습니다.
PDF 프린터로 인쇄하면 링크와 책갈피가 사라질 수 있습니다.
Word 목차도 PDF에서 클릭할 수 있나요?
자동 목차와 제목 스타일을 올바르게 사용하고 PDF 내보내기 옵션을 설정하면 클릭 가능한 링크나 책갈피로 저장할 수 있습니다.
결과 PDF에서 직접 눌러 확인해야 합니다.
변경 내용 추적과 주석도 PDF에 나오나요?
Word의 표시와 인쇄 설정에 따라 PDF에 포함될 수 있습니다.
최종 제출 전 변경 내용을 수락하거나 거절하고 주석과 인쇄 설정을 확인해야 합니다.
PDF/A로 저장해야 하나요?
기관이나 회사에서 장기 보존용 PDF/A를 요구할 때 사용하면 됩니다.
일반적인 이메일 전송과 과제 제출에서는 일반 PDF로 충분한 경우가 많습니다.
Word 문서에 암호가 있어도 PDF로 변환할 수 있나요?
파일을 열 수 있는 정확한 암호와 편집 권한이 있다면 가능할 수 있습니다.
권한이 없다면 작성자에게 PDF 사본을 요청해야 합니다.
PDF에 비밀번호를 설정할 수 있나요?
LibreOffice PDF 내보내기 또는 PDF 보호 도구를 이용할 수 있습니다.
제출기관에서 암호화된 파일을 허용하는지 먼저 확인해야 합니다.
Mac에서도 Word를 PDF로 바꿀 수 있나요?
가능합니다.
Mac용 Word의 다른 이름으로 저장 또는 내보내기에서 PDF를 선택할 수 있습니다.
인쇄 화면 아래쪽의 PDF로 저장 기능도 이용할 수 있습니다.
스마트폰에서도 PDF로 변환할 수 있나요?
Microsoft Word나 Google Docs 앱의 내보내기·공유 기능을 이용할 수 있습니다.
최종 제출용 문서는 PC에서 페이지 배치를 다시 확인하는 것이 좋습니다.
온라인 변환 사이트는 안전한가요?
운영 주체, 공식 도메인과 파일 삭제 정책을 확인해야 합니다.
계약서, 개인정보와 회사 내부자료는 Microsoft Word나 LibreOffice처럼 컴퓨터 안에서 처리하는 것이 좋습니다.
PDF로 저장한 뒤 다시 Word로 바꿀 수 있나요?
가능하지만 PDF에서 Word로 다시 변환하면 표, 글꼴과 이미지 배치가 달라질 수 있습니다.
편집이 필요한 경우 원본 DOCX를 보관하는 것이 가장 안전합니다.
마무리
Word 파일을 PDF로 변환하면 문서의 페이지 모양을 유지하면서 다른 사람에게 전달하고 인쇄하기 편리합니다.
Microsoft Word가 설치되어 있다면 파일, 다른 이름으로 저장 또는 내보내기에서 PDF를 선택하면 됩니다. 프로그램을 설치할 수 없는 컴퓨터에서는 웹용 Word나 Google Docs를 이용할 수 있습니다.
Word가 없는 상태에서 오프라인으로 작업하려면 LibreOffice Writer가 좋은 무료 대안입니다. DOCX와 DOC 파일을 열어 수정하고 PDF로 내보낼 수 있으며 Windows, macOS와 Linux에서 사용할 수 있습니다.
PDF 변환 전에는 글꼴, 표, 이미지, 페이지 번호, 머리글과 바닥글을 확인해야 합니다. 변경 내용 추적과 주석을 사용한 문서는 검토 흔적이 PDF에 노출되지 않는지도 점검해야 합니다.
최종 PDF가 만들어진 뒤에는 다른 PDF 뷰어와 스마트폰에서도 열어보고, 전체 페이지 수와 파일 용량이 제출 기준에 맞는지 확인하는 것이 좋습니다. 편집이 가능한 Word 원본은 삭제하지 말고 PDF 제출본과 함께 보관하는 것이 안전합니다.
※ 이 글의 링크는 설치파일을 직접 배포하지 않으며 Microsoft, LibreOffice와 Google의 공식 홈페이지 및 공식 앱스토어로 연결됩니다.